Guía completa para trabajo en equipo en ATLAS.ti Windows/Mac
¿Cómo puedo trabajar en equipo con ATLAS.ti Windows/Mac?
El tipo de trabajo en equipo que se admite es la codificación y el análisis compartido asíncrono. Esto significa que si tiene muchos datos puede repartir el trabajo de codificación entre diferentes miembros del equipo. Cada miembro del equipo codifica partes de los datos, y el trabajo de todos los codificadores se reúne mediante la fusión de los distintos subproyectos.
Cada miembro del equipo debe trabajar en su copia del proyecto. Se puede seleccionar el lugar donde se almacenan los datos del proyecto de cada usuario. Sin embargo, este es siempre un espacio personal, no compartido.
Cuando se trabaja en un proyecto de equipo, los miembros del equipo no deben editar documentos (a menos que todos trabajen en documentos diferentes). Si los miembros del equipo editan los mismos documentos, éstos no pueden fusionarse, sino que se duplican. Si es necesario editar documentos, debe hacerlo el administrador del proyecto en el proyecto maestro.
Flujo de trabajo
- El administrador del proyecto crea un proyecto maestro.
- El administrador del proyecto añade documentos al proyecto y posiblemente una lista de códigos.
- El administrador del proyecto guarda el proyecto y lo comparte con los demás. Existen dos opciones:
- Subir el proyecto al almacenamiento en la nube y enviar un enlace de invitación al proyecto a los demás (haga clic aquí para ver más detalles sobre el almacenamiento en la nube)
- Exportar el proyecto (crear un archivo de paquete de proyecto) y enviarlo a los demás
- Todos los miembros del equipo abren el proyecto (descargando el proyecto del almacenamiento en la nube o importando el paquete de proyecto) y comienzan su trabajo.
- Para combinar el trabajo de todos los miembros del equipo, cada uno de ellos tiene que enviar su proyecto al administrador del proyecto (tienen las mismas dos opciones: compartir a través de del almacenamiento en la nube o enviar el proyecto exportado).
- El administrador del proyecto fusiona todos los subproyectos y crea un nuevo archivo maestro.
- El administrador del proyecto exporta el nuevo archivo maestro y lo distribuye a todos los miembros del equipo.
- Los miembros del equipo continúan su trabajo.
Este ciclo continúa. Si hay que añadir nuevos documentos al proyecto, el administrador del proyecto debe hacerlo. Un buen momento para hacerlo es después de la fusión y antes de crear el nuevo archivo maestro.
Importante saber
- Si todos los miembros del equipo deben trabajar en los mismos documentos, es esencial que sólo el administrador del proyecto esté configurando el proyecto añadiendo todos los documentos. De lo contrario, los documentos se duplican o multiplican durante el proceso de fusión.
- Los miembros del equipo no deben editar los documentos. Si lo hacen, los documentos editados no podrán fusionarse y acabarán teniendo duplicados. Si es necesario editar documentos, debe hacerlo el administrador del proyecto en el proyecto maestro.
- La ubicación de donde ATLAS.ti almacena los datos relacionados con el proyecto puede ser determinada por cada usuario.
- Las bibliotecas de documentos NO pueden ser compartidas. Cada persona trabaja siempre con su propia copia del conjunto de datos dentro de su propio entorno de ATLAS.ti.
Cuentas de usuario
ATLAS.ti crea automáticamente una cuenta de usuario basada en el nombre que utiliza en su ordenador.
Para comprobar quién está conectado actualmente:
Seleccione la pestaña Herramienta y seleccione Administrar usuarios.
El usuario conectado actualmente se muestra en negrita:
Cambiar el usuario actual
- Seleccione la pestaña Herramienta y seleccione Administrar usuarios.
- Seleccione el usuario que debe ser indicado como creador/modificador en el proyecto a partir de este momento y haga clic en Establecer como usuario actual.
Crear una nueva cuenta de usuario
Una razón para crear una nueva cuenta de usuario es si dos personas de un equipo tienen el mismo nombre, o si se quiere utilizar un nombre diferente al asignado automáticamente.
- Seleccione la pestaña Herramientas y seleccione Administrar usuarios.
- Haga clic en el botón Nuevo usuario, introduzca un nombre y haga clic en Crear.
Después de crear un nuevo usuario, seleccione la opción Establecer un usuario de la cinta de opciones para iniciar la sesión con el nuevo nombre.
Cambio de cuentas de usuario
- Seleccione la pestaña Herramienta y seleccione Administrar usuarios
- Seleccione otro usuario de la lista
Al fusionar proyectos que provienen de diferentes ordenadores y que utilizan el mismo nombre de usuario, el nombre de usuario se duplicará, por ejemplo, Tom y Tom (2). Esto significa que aún puede distinguir a los dos usuarios. Sin embargo, puede ser un poco engorroso recordar siempre quién es quién.
Fusión de usuarios
Razones para querer fusionar usuarios:
- Si está utilizando dos ordenadores, e importa un proyecto del ordenador A al ordenador B, esto resulta en la duplicación de su propio nombre de usuario. ATLAS.ti añade un (2) detrás del nombre de usuario duplicado.
- Quiere realizar un análisis de concordancia entre codificadores y se da cuenta de que hay algo mal en los nombres de usuario de los codificadores.
Para fusionar dos usuarios arrastre el nombre de usuario que quiera eliminar sobre el nombre de usuario que quiera conservar.
Creación de un proyecto de equipo
Cuando trabaje en un equipo con documentos y códigos compartidos, necesita empezarcon un proyecto MAESTRO que contenga todos los documentos y códigos que quiera compartir con su equipo. Si todos los miembros del equipo empiezan de forma independiente, acabará teniendo documentos y códigos duplicados después de fusionar los proyectos.
Las instrucciones están organizadas por las distintas tareas que implica el trabajo en equipo. A continuación, encontrará las instrucciones de funcionamiento para el administrador del proyecto.
Tareas del administrador del proyecto
Creación y distribución del proyecto
- Si abre ATLAS.ti, seleccione el botón de Nuevo Proyecto en la Pantalla de Bienvenida.
Alternativamente:
- Si ya hay un proyecto abierto, seleccione Archivo > Nuevo > Crear nuevo proyecto.
- Introduzca un nombre de proyecto y haga clic en Crear.
- A continuación, añada todo lo que debe ser compartido por el equipo:
- Añadir documentos.
- Crear grupos de documentos.
- Añadir códigos y grupos de códigos. Puede preparar una lista de códigos incluyendo descripciones de códigos, grupos de códigos y colores en Excel e importar el archivo de Excel.
Si se va a utilizar un conjunto común de códigos y grupos de códigos, deben añadirse al proyecto en esta fase. Si cada miembro del equipo añadiera códigos y grupos de códigos individualmente a cada subproyecto, todos los códigos y grupos se multiplican durante la fusión.
- Para guardar un proyecto, haga clic en el icono Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido, o seleccione Archivo > Guardar (atajo: Ctrl+S).
- Para exportar el proyecto para distribuirlo a todos los miembros del equipo, seleccione Archivo > Exportar. Alternativamente, puede subir el proyecto al almacenamiento en la nube e invitar los otros miembros del equipo al proyecto. Haga clic aquí para ver más detalles sobre el almacenamiento en la nube.
- Distribuya el archivo del paquete del proyecto a todos los miembros del equipo: por ejemplo, a través del correo electrónico, de una carpeta en un servidor a la que todos puedan acceder, o también a través de un enlace o una carpeta en la nube.
El archivo del paquete del proyecto muestra el icono de ATLAS.ti, tiene la extensión de archivo ".atlproj" o archivo "atlasti" y puede ser leído por ATLAS.ti Windows y Mac.
- El nombre por defecto del paquete es el nombre del proyecto + el autor y la fecha.
Renombrar el paquete no cambia el nombre del proyecto contenido en el paquete. Piense en el archivo del paquete del proyecto como una caja que contiene su proyecto ATLAS.ti más todos los documentos que quiere analizar. Poner una etiqueta diferente en el exterior de la caja no cambiará el nombre del archivo del proyecto, que está contenido dentro de la caja. Pida a cada miembro del equipo que cambie el nombre del archivo del proyecto cuando importe el paquete del proyecto, es decir, añadiendo su nombre o inicial al nombre del proyecto, para que los proyectos de los distintos miembros del equipo puedan ser fácilmente identificados.
Los archivos del paquete de proyectos se pueden compartir a través de servicios en la nube como Dropbox, OneDrive, GoogleDrive, etc. Otra opción es subir el archivo del paquete del proyecto a un servidor de su elección y enviar un enlace a todos los miembros del equipo para que puedan descargar el archivo. También puede aprovechar del almacenamiento en la nube de ATLAS.ti (haga clic aquí para ver más detalles sobre el almacenamiento en la nube).
Proyecto de equipo: Tareas para los miembros del equipo
Como miembro del equipo no debe editar documentos en un proyecto de equipo. Si lo hace, el documento no podrá fusionarse posteriormente, sino que se duplicará. Si es necesario modificar el texto, el administrador del proyecto debe hacerlo en el proyecto maestro.
ATLAS.ti crea automáticamente una cuenta de usuario basada en el inicio de sesión de su ordenador cuando inicia ATLAS.ti.
- Compruebe su nombre de usuario antes de empezar a trabajar. ¿Es éste el nombre que quiere utilizar en el proyecto de equipo? Si no es así, modifique el nombre o cree una nueva cuenta de usuario e inicie sesión con la nueva cuenta.
Como miembro del equipo, recibirá un paquete de proyectos del administrador del proyecto.
Guarde el archivo del paquete del proyecto en su ordenador, o en el espacio personal de un servidor.
- Abra ATLAS.ti y seleccione el botón Importar Proyecto. Si hay otro proyecto abierto, seleccione Archivo > Nuevo > Importar Proyecto.
Cambie el nombre del proyecto añadiendo su nombre o sus iniciales al nombre del proyecto. Esto es importante para el administrador del proyecto más adelante cuando fusione los proyectos de todos los miembros del equipo. Si olvida este paso, vea a continuación cómo puede renombrar un proyecto después de haberlo importado.
Si es la segunda o tercera vez que importa el proyecto maestro, el nombre del proyecto con el nombre/iniciales del codificador añadido ya existe. ATLAS.ti reconocerá esto y ofrece las siguientes dos opciones:
- Mantenga el proyecto actual como una instantánea.
- Sobrescribir el proyecto existente.
Como previamente ha exportado su proyecto para enviarlo al administrador del proyecto, ya tiene una copia de seguridad de su proyecto. Por lo tanto, en la mayoría de los casos no habrá problema en sobrescribir el proyecto existente.
Seleccione la opción adecuada y haga clic en Importar.
Una vez que haya trabajado en el proyecto, debe enviarlo al administrador del proyecto para que lo fusione. Esto es lo que tiene que hacer:
- Seleccione Archivo > Exportar > Paquete de Proyectos.
- El nombre del archivo del paquete exportado incluirá su nombre de usuario y la fecha,
- Por ejemplo, "Proyecto X_Tom (TM 2022-04-30)".
- Continúe el ciclo de intercambio y fusión de proyectos entre el administrador del proyecto y los miembros del equipo según sea necesario.
Cambiar el nombre de los proyectos después de la importación
Si olvidó renombrar el proyecto al importarlo, puede cambiar el nombre después de haberlo importado. Necesita hacer esto en la pantalla de apertura después de iniciar ATLAS.ti o después de cerrar todos los proyectos.
- En la pantalla inicial, haga clic con el botón derecho del ratón en el proyecto que desea renombrar y seleccione Renombrar proyecto.
- Si el proyecto ya está abierto, hay que cerrarlo para volver a la pantalla de apertura.
Fusión de proyectos
El proyecto maestro es el proyecto en el que se fusiona otro proyecto, llamado proyecto de importación. El proyecto maestro debe cargarse primero antes de invocar la opción de fusión de proyectos.
La opción por defecto es unificar todas las entidades que son idénticas, y añadir todos los demás elementos que aún no existen en el proyecto maestro.
Sólo puede fusionar proyectos de ATLAS.ti desktop y ATLAS.ti Web si los proyectos contienen diferentes documentos y códigos. Cuando se fusionan entidades, necesitan tener el mismo ID y esto sólo se da si se empieza con un proyecto Maestro común. Los códigos pueden ser fusionados manualmente por el usuario, pero no se pueden fusionar documentos manualmente.
Explicación de las entidades idénticas
Cuando se crea una entidad en ATLAS.ti - independientemente de si es un documento, un código, una cita, una nota, una red, un grupo o un comentario - esta entidad recibe un ID único, comparable a una huella digital.
Cuando se fusionan proyectos, ATLAS.ti compara los IDs de las distintas entidades. Si tienen el mismo ID, se unifican. Si el ID no es el mismo, se añaden. Así, el nombre de una entidad no es el factor decisivo.
- Por ejemplo: Si un usuario Tom ha creado un código con el nombresunshine, y una usuaria Anne también ha creado un código con el mismo sunshine en su proyecto, estos dos códigos no son idénticos ya que han sido creados en diferentes ordenadores y en diferentes proyectos. Por lo tanto, tendrán un ID diferente.
- Si fusiona el proyecto de Tom y el de Ana, el proyecto fusionado contendrá dos códigos:sunshine y sunshine (2). Si el significado de ambos códigos es el mismo, y quiere mantener sólo un código de sol, puede fusionar los dos códigos manualmente.
Los grupos son aditivos
Un grupo B con documentos {1, 2, 3} en el proyecto maestro fusionado con un grupo B que contiene documentos {3, 4} en el proyecto de importación dará como resultado un grupo B= {1, 2, 3, 4} en el proyecto fusionado.
Entidades con y sin comentarios
Si hay un código C en el proyecto maestro que no tiene ningún comentario, y un código C en el proyecto de importación que tiene un comentario, el procedimiento de fusión añadirá este comentario al proyecto fusionado.
En el caso de un conflicto irresoluble - el código C en el proyecto maestro tiene un comentario, y el código C en el proyecto de importación también tiene un comentario- el usuario puede definir cuál de las dos entidades en conflicto ganará.
Si el comentario del proyecto maestro debe mantenerse, debe seleccionar la opción Mantener. Si el comentario del proyecto de importación no debe mantenerse, debe seleccionar la opción Anular.
Actualmente sólo se puede decidir para todos los conflictos si el proyecto maestro debe "ganar", o el proyecto de importación.
Tratamiento de las entidades eliminadas
No es posible "restar" entidades
Si un miembro del equipo ha eliminado un código o algunas codificaciones, y estas entidades siguen existiendo en otro proyecto, el proyecto fusionado volverá a contener esos códigos o codificaciones.
Si desea limpiar un proyecto, es mejor hacerlo en un nuevo proyecto maestro después de la fusión y antes de distribuir el nuevo archivo maestro a todos los miembros del equipo.
Cómo fusionar
La herramienta de fusión reúne proyectos que en un principio estaban divididos por motivos analíticos o económicos. Reúne las contribuciones de los distintos miembros de un equipo de investigación.
Antes de fusionar, la recomendación es que primero importe todos los archivos del paquete de proyectos y eche un vistazo a los proyectos. Si surge un conflicto durante el proceso de fusión, debe decidir si mantener la versión en el proyecto maestro o en el de importación. Si no sabe lo que contiene el proyecto de importación, no puede tomar una decisión informada. Principalmente, es posible fusionar archivos de paquetes de proyectos sin importarlos antes de la fusión.
Para iniciar el proceso de fusión: Abra el proyecto maestro.
- Seleccione Archivo > Fusión.
- Tiene la opción de seleccionar un proyecto o un archivo de paquete de proyectos.
- Si ha importado previamente los archivos de paquetes de todos los miembros del equipo, Seleccione:
- Fusionar proyecto o bien Fusionar paquete de proyectos
- Seleccione un proyecto de la lista que ofrece ATLAS.ti, o cargue un paquete de proyectos
Si tiene una larga lista de proyectos, sólo tiene que introducir las primeras letras del nombre del proyecto en el campo de búsqueda.
Tiene la opción de crear una instantánea del proyecto actual antes de fusionarlo. Puede haber ocasiones en las que quiera o necesite volver a una versión anterior de su proyecto. El nombre por defecto del proyecto de instantánea es: nombre del proyecto (Instantánea--fecha-hora).
- Después de seleccionar un proyecto o un paquete de proyecto, haga clic en el botón Combinar.
ATLAS.ti comprueba los dos proyectos en busca de elementos idénticos y diferentes. Después de que este proceso se complete, verá un Resumen de Pre-Fusión.
- Si no hay conflictos, puede proceder a fusionar los dos proyectos haciendo clic en Fusionar.
Si hay conflictos entre el proyecto maestro y el proyecto que importa, puede resolver el conflicto de dos maneras:
- Respetar lo original: el proyecto maestro "gana", y los cambios realizados en el proyecto de importación se ignoran.
- Reemplazar lo original: la versión del proyecto maestro se anulará y los cambios realizados en el proyecto de importación "ganarán". Si todos los miembros del equipo han codificado documentos diferentes, es poco probable que se produzcan conflictos de fusión.
Podría surgir un conflicto, por ejemplo, si alguien cambiara el color del código, el comentario o el nombre del código. Como administrador del proyecto, tendrá que decidir si acepta estos cambios o no. En el ejemplo siguiente, el administrador del proyecto ha decidido mantener los cambios del proyecto de importación y ha seleccionado Reemplazar lo original. Todas las entradas en la columna Importar se muestran en negrita ya que es lo que se utilizará en el proyecto fusionado.
Actualmente no se puede elegir para cada conflicto cómo resolverlo. Todos los conflictos deben resolverse seleccionando la estrategia "respetar" o "reemplazar" lo original.
Después de la fusión, compruebe la plausibilidad del informe final de fusión y del proyecto fusionado. Si está satisfecho con los resultados, guarde el proyecto. Si no, siempre puede seleccionar Deshacer
Si procede, continúe con la fusión del siguiente subproyecto o archivo de paquete de proyectos.
Un error común es que los miembros del equipo creen sus propios proyectos, añadiendo documentos y códigos. Esto dará lugar a documentos y códigos duplicados después de la fusión. Los problemas relacionados con los códigos duplicados pueden resolverse fusionando dichos códigos (véase más abajo Limpieza). Sin embargo, no puede fusionar documentos duplicados. Por favor, siga el flujo de trabajo recomendado descrito en Trabajo en equipo.
Mantenimiento
Después de fusionar todos los proyectos, es posible que el administrador del proyecto tenga que realizar algunas tareas de mantenimiento, como, por ejemplo
- Limpieza de la lista de códigos
- Añadir o modificar grupos de códigos
- Añadir una nota con información para el equipo
- Añadir nuevos documentos y grupos de documentos
Fusión de códigos duplicados
Si encuentra códigos duplicados en el proyecto fusionado, tendrá que hacer algo de limpieza. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si los miembros del equipo han añadido independientemente códigos que tienen el mismo nombre. Como estos códigos han sido creados en diferentes proyectos, tienen diferentes IDs, y por lo tanto son añadidos, no fusionados. La convención de nombres para los códigos duplicados es la siguiente:
- Código A
- Código A (2)
Los códigos duplicados pueden fusionarse de la siguiente manera:
- Abra el Administrador de Códigos.
- Resalte los códigos que desea fusionar
- Haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Fusionar Códigos del menú contextual, o haga clic en el botón Fusionar Códigos de la cinta.
Fusión de usuarios
Si se da cuenta de que los nombres de usuario se han duplicado durante el proceso de fusión, puede fusionarlos de la siguiente manera:
- Seleccione la pestaña Herramientas y desde allí Administrar Usuarios.
- Para fusionar dos usuarios arrastre el nombre de usuario que quiere eliminar sobre el nombre de usuario que quiere conservar.
